Belajar Microsoft Excel 2010 tahapannya sama dengan belajar Microsoft Word 2010, oleh karena itu sebelum sobat memulai belajar Microsoft Excel 2010 silahkan baca dulu panduan dasar belajar Microsoft Word 2010 yang pernah saya jelaskan pada artikel sebelumnya. Jika sobat sudah menguasai materinya maka sobat boleh melanjutkan belajar Microsoft Excel 2010 ini.
Perlu sobat ketahui bahwa teknik dasar belajar Microsoft Excel 2010 ini sama dengan teknik dasar belajar Microsoft Word 2010 karena banyak toolbar pada Microsoft Excel 2010 memiliki ikon dan fungsi yang sama seperti pada Microsoft Word 2010.
Apa itu Microsoft Excel?
Microsoft Excel adalah sebuah aplikasi lembar kerja spreadsheet keluaran Microsoft Corporation yang dapat dijalankan pada Microsoft Windows dan Mac OS. Aplikasi ini mempunyai fitur kalkulasi dan pembuatan grafik yang mumpuni sehingga Microsoft Excel menjadi salah satu aplikasi yang paling populer digunakan di dalam komputer mikro sampai dengan sekarang.
Aplikasi ini juga merupakan aplikasi spreadsheet yang paling banyak digunakan oleh semua kalangan karena memiliki banyak fitur unggulan dan kompatibel dengan platform PC berbasis Windows maupun platform Macintosh berbasis OS.
Microsoft Excel fungsinya lebih banyak ke menghitung dan mengolah data, itulah salah satu perbedaannya dengan Microsoft Word. Karena materi dasarnya hampir sama dengan materi dasar Microsoft Word, jadi dalam materi belajar Microsoft Excel 2010 ini saya hanya akan menyampaikan Menu Bar tambahan yang harus diketahui pemula dalam belajar Microsoft Excel 2010.
Pada Menu Bar Microsoft Excel 2010 tidak terdapat References dan Mailings seperti halnya yang ada pada Microsoft Word 2010. Kedua fitur ini dihilangkan dan diganti dengan Formulas dan Data.
Pada materi ini saya akan lebih banyak mengarahkan kepada fungsi untuk pembuatan tabel dan pengolahan data dalam tabel. Untuk teknik lainnya akan saya sampaikan pada artikel selanjutnya.
Sebelum lanjut ke materi inti, alangkah baiknya sobat mengetahui beberapa istilah yang familiar dalam Microsoft Excel seperti Row, Column, Cell, Worksheet dan Workbook.
- Row adalah baris dalam spreadsheet Microsoft Excel. Pada Microsoft Excel 2010 jumlah row mencapai 1.048.576.
- Column adalah kolom dalam spreadsheet Microsoft Excel yang ditandai dengan huruf A-XFD. Jumlah kolomnya sekitar 16.384 kolom.
- Cell atau sel adalah pertemuan antara baris dan kolom.
- Worksheet adalah lembar kerja yang terdiri dari kumpulan kolom dan baris.
- Workbook adalah kumpulan dari worksheet.
A. Home
Fungsi menu Home adalah untuk memodifikasi penyajian data pada lembar kerja, seperti mengubah tampilan tabel, teks, menentukan desimal dan lainnya. Sebagian toolbar yang harus diketahui pemula pada menu Home ini juga ada pada Microsoft Word 2010, jadi saya hanya menjelaskan beberapa toolbar tambahannya saja.
Ada 13 toolbar yang harus diketahui, berikut penjelasan fungsinya:
- Wrap Text berfungsi untuk mengatur semua konten berupa teks dalam satu sel sehingga teks tetap berada di satu sel meskipun jumlahnya banyak.
- Merge & Center berfungsi untuk menggabungkan beberapa sel yang dipilih menjadi satu sel.
- Percent Style berfungsi untuk menampilkan nilai dalam sel menjadi bentuk persen.
- Comma Style berfungsi untuk memisahkan nilai dalam sel dengan tanda koma setiap tiga digit angka.
- Increase Decimal berfungsi untuk menambahkan jumlah angka desimal di belakang koma.
- Decrease Decimal berfungsi untuk mengurangi jumlah angka desimal di belakang koma.
- Number Format berfungsi untuk mengubah nilai dalam sel menjadi format tertentu seperti persen, mata uang, dan lainnya.
- Conditional Formatting berfungsi untuk menyorot sel unik, menandai nilai tertentu dengan warna atau ikon berdasarkan kriteria.
- Format as Table berfungsi untuk mendesain tampilan tabel menjadi lebih menarik dengan model tampilan yang sudah disediakan.
- Cell Styles berfungsi untuk mendesain tampilan sel dengan gaya yang tersedia.
- Insert berfungsi untuk memasukkan kolom atau baris ke dalam lembar kerja atau tabel.
- Delete berfungsi untuk menghapus sheet, cell, atau column yang dipilih.
- Format berfungsi untuk mengatur tinggi dan lebar baris atau kolom, memodifikasi sheet, memproteksi, dan menyembunyikan sel.
Jika diperhatikan dengan teliti, hampir semua tombol navigasi untuk membuat tabel terdapat pada menu Home. Membuat tabel dan mengatur nilai pada sel merupakan pekerjaan utama dalam Microsoft Excel.
B. Formulas
Secara umum, Formulas adalah kumpulan fungsi rumus tertentu pada Microsoft Excel seperti penjumlahan, perkalian, pengurangan, dan lainnya. Dalam menu ini fungsi dikelompokkan berdasarkan kategori.
Ada 10 toolbar dasar pada menu ini yang wajib dipelajari pemula:
- Insert Function berfungsi untuk mengedit formula dalam sel dengan memilih fungsi dan mengedit argumen.
- Auto Sum berfungsi untuk menampilkan hasil perhitungan sederhana seperti penjumlahan, pengurangan, dan rata-rata.
- Recently Used berfungsi untuk menggunakan formula yang pernah atau sering digunakan.
- Financial berfungsi untuk melakukan perhitungan keuangan seperti konversi mata uang dan fungsi finansial lainnya.
- Logical berfungsi untuk melakukan perhitungan logika seperti AND, OR, dan IF.
- Text berfungsi untuk memodifikasi format teks pada sel.
- Date & Time berfungsi untuk memodifikasi nilai dalam sel menjadi format waktu seperti tanggal, bulan, tahun, jam, menit, dan detik.
- Lookup & Reference berfungsi untuk memasukkan formula yang berkaitan dengan referensi.
- Math & Trig berfungsi untuk melakukan perhitungan matematika dan trigonometri seperti sinus dan cosinus.
- More Function berfungsi untuk menjalankan fungsi tambahan sesuai kebutuhan.
Pada menu ini terdapat banyak fungsi penting untuk melakukan perhitungan dari tingkat dasar hingga profesional. Perlu waktu untuk menguasai semuanya karena ada banyak rumus yang tersedia, jadi sering-seringlah berlatih.
C. Data
Menu Data berfungsi untuk memodifikasi data, seperti memasukkan external data ke dalam worksheet, mengurutkan data, memperbarui data, dan lainnya.
Ada 6 toolbar penting yang perlu dipelajari pemula:
- Refresh All berfungsi untuk menyegarkan lembar kerja yang aktif dan memperbarui semua informasi.
- Sort Z to A berfungsi untuk menyusun nilai dari tertinggi ke terendah.
- Sort A to Z berfungsi untuk menyusun nilai dari terendah ke tertinggi.
- Sort berfungsi untuk menampilkan kotak dialog pengurutan data berdasarkan beberapa kriteria.
- Filter berfungsi untuk mengaktifkan fungsi filter pada sel yang dipilih.
- Clear berfungsi untuk menghapus fungsi filter yang sedang aktif.
Itulah enam toolbar pada menu Data yang harus dipelajari pemula. Untuk toolbar lainnya silakan dipelajari setelah fitur dasar dikuasai. Semoga panduan dasar belajar Microsoft Excel 2010 ini menjadi modal untuk belajar ke tahap berikutnya.