Memahami dengan baik bagaimana cara Cut, Copy dan Paste data di Microsoft Excel merupakan suatu indikator keberhasilan dalam seni olah data supaya dapat menyelesaikan tugas komputasi tepat waktu bahkan lebih cepat dari biasanya jika terdapat banyak pola data yang sama sehingga bisa mempersingkat pekerjaan.
Ada ragam opsi pada fitur Copy Paste di Microsoft Excel yang bisa dimanfaatkan untuk memodifikasi pekerjaan olah data dan bisa ditemukan pada Microsoft Excel semua versi. Fitur ini akan menawarkan format duplikasi data yang lebih kompleks baik antar tabel maupun antar sheet bahkan bisa mengubah pola data text menjadi format gambar.
Keren banget kan? Sangat disayangkan jika tidak memahami teknik penggunaan fitur ini karena bisa mempermudah proses cloning data hingga berkapasitas besar dalam waktu yang sangat singkat dan langkahnya begitu mudah tinggal mainkan mouse lalu klik opsi fiturnya maka jadi deh.
Poin Penting
- Mengenal Cut, Copy dan Paste
- Praktek Cut, Copy dan Paste
- Kesimpulan
Mengenal CUT, COPY dan PASTE
Secara teoritis Cut adalah perintah mengambil data lalu memindahkannya ke placement lain dan akan menghilangkan data aslinya. Sama halnya dengan Cut, perintah Copy juga merupakan proses pemindahan data namun tidak menghilangkan data aslinya. Sedangkan Paste merupakan perintah untuk menempelkan data yang telah di-Cut atau di-Copy ke area placement baru.
Data yang telah di-Cut atau di-Copy disimpan pada penampung Excel lalu selanjutnya akan ditempelkan oleh perintah Paste sesuai dengan instruksi. Untuk proses pemindahan data pada praktiknya, perintah Copy paling relevan digunakan dibandingkan Cut karena ketika terjadi kesalahan yang menyebabkan kerusakan data atau file, masih ada file asli yang bisa diduplikat ulang.
Pada fitur Paste di Microsoft Excel, output data memiliki banyak opsi sehingga bisa melakukan custom data dengan leluasa. Sebelum perintah Paste dieksekusi, ada pilihan modifikasi data untuk output dari Clipboard yang dilekatkan pada fitur Paste Special di antaranya bisa mengambil datanya saja tanpa tabel, data dan tabelnya, formula dan formatnya, serta data tabel seutuhnya dan masih banyak lagi.
Microsoft Excel memiliki bank data yang biasa disebut Clipboard, merupakan salah satu teknologi canggih besutan Microsoft untuk menampung data yang telah di-Cut atau di-Copy. Data pada Clipboard sifatnya sementara dan kapasitasnya juga terbatas hingga 24 konten, jadi hanya 24 data terakhir dari perintah Cut atau Copy yang dapat disimpan di Clipboard ini. Clipboard terdiri dari dua bagian yaitu Windows Clipboard dan Office Clipboard.
Windows Clipboard
Merupakan tempat menyimpan data yang terakhir diambil baik itu dengan perintah Cut atau Copy dari Microsoft Excel itu sendiri atau aplikasi Windows lainnya. Kapasitas Windows Clipboard hanya menampung data per action dan data tersebut akan berganti mengikuti perintah terakhir.
Misalnya kita menyalin data dari browser dan menempelkannya ke Microsoft Excel, Microsoft Word, Notepad, dan lain sebagainya maka Clipboard Windows hanya menyimpan satu nilai data sehingga setiap menjalankan perintah Copy atau Cut maka data yang disimpan pada Clipboard tersebut akan digantikan dengan data terbaru atau terakhir.
Office Clipboard
Jika dalam Windows Clipboard hanya bisa eksekusi satu kali perintah saja, maka Office Clipboard bisa mengulang eksekusi yang berbeda sebanyak 24 kali karena memiliki kapasitas tampung data hingga 24 kali perintah Cut atau Copy. Jadi data dari Windows Clipboard akan ditampung di sini dan bisa diambil lagi sewaktu-waktu selama data tersebut masih tersedia.
Apabila membutuhkan Microsoft Excel untuk mengingat lebih dari satu nilai data, maka klik tombol yang ada di sudut kanan bawah pada grup menu Home kemudian klik Clipboard. Dengan menekan tombol tersebut, Office Clipboard akan muncul di sisi kiri layar aplikasi Microsoft Excel. Silakan klik data yang sama apabila ingin melakukan perintah secara berulang.
Memahami perbedaan Windows Clipboard dan Office Clipboard sangat membantu dalam proses pekerjaan komputasi terutama yang berkaitan dengan olah data karena biasanya banyak melakukan perintah Copy dan Paste secara berulang.
Praktek Cut, Copy dan Paste
Pada bab ini akan dibahas implementasi perintah Cut, Copy dan Paste. Ada navigasi yang bisa dipilih untuk menjalankannya yaitu melalui mouse, keyboard, dan icon pada ribbon Clipboard. Semuanya bisa dilakukan dengan mudah asalkan sudah hafal letak ketiga navigasi tersebut, namun yang paling cepat adalah menggunakan mouse.
Ada dua poin penting yang akan dibahas yaitu teknik Paste Special dan Paste Berulang. Untuk teknik Paste standar hanya dibahas di video. Cara Cut dan Copy kedua teknik ini sama persis yaitu tinggal memilih data atau objek lalu eksekusi perintah Cut atau Copy, selanjutnya tempatkan kursor di placement dan klik Paste.
1. Teknik Paste Special
Pada poin ini kita akan menggunakan modifikasi data melalui fitur Paste Special yang bisa mengkonversi output Clipboard menjadi beberapa mode. Untuk objek percobaannya akan menggunakan tabel data, namun tidak semua fitur Paste Special dijelaskan pada tutorial ini, hanya yang paling sering digunakan saja.
Saat menduplikasi tabel data biasanya diperlukan custom data dari tabel tersebut yang disesuaikan dengan kebutuhan, misalnya hanya ingin menduplikasi datanya saja, format tabelnya saja, data dan formatnya atau diubah menjadi format gambar.
Simulasi berikut ini merupakan salah satu fitur Paste Special yang membantu pekerjaan duplikasi tabel tanpa data. Penulis akan mencontohkan bagaimana proses Copy Paste format tabel dari tabel yang berisi data sehingga output-nya menjadi tabel kosong.
Langkah Pertama
Silakan pilih tabel data yang akan diduplikat selanjutnya eksekusi perintah Copy bisa dengan menekan tombol CTRL + C pada keyboard secara bersamaan atau dengan mengklik fitur Copy yang ada di ribbon Microsoft Excel.
Eksekusi perintah Copy dilakukan setelah memilih area tabel yang akan diduplikat.
Langkah Kedua
Berikut adalah cara menjalankan perintah Paste Special untuk duplikasi format tabel tanpa data dari tabel yang berisi data.
- Tempatkan kursor di sel kosong tempat tabel duplikat akan ditempelkan.
- Klik kanan mouse.
- Pilih Paste Special pada pop-up box.
- Klik icon Formatting.
Setelah langkah tersebut dilakukan, proses duplikasi tabel selesai dan hasilnya berupa tabel kosong tanpa data tetapi memiliki format yang sama seperti tabel asli.
Eksekusi perintah Paste Special ini cukup sering digunakan saat mengolah data dengan melibatkan banyak tabel. Ada banyak fungsi Paste Special Microsoft Excel yang bisa dimanfaatkan untuk memenuhi kebutuhan duplikasi data baik dalam tabel ataupun format lainnya. Karena itu, penting untuk mencoba setiap perintah pada fitur Paste Special agar memahami seluruh fungsinya.
2. Teknik Paste Berulang
Teknik ini adalah cara menjalankan perintah Paste sebelumnya tanpa perlu mengulang eksekusi perintah Copy pada data yang sama sehingga lebih menghemat waktu. Hal ini sangat membantu dalam pekerjaan olah data karena tidak perlu lagi mengulang perintah yang sama.
Misalnya setelah melakukan eksekusi Copy Paste sebanyak enam kali dengan data yang berbeda kemudian ingin mengulang eksekusi pertama, maka tidak perlu melakukan perintah Copy lagi karena data tersebut masih tersimpan di Clipboard.
Implementasi ini memanfaatkan fitur Office Clipboard yang memiliki kemampuan menyimpan data hasil Copy atau Cut hingga 24 instruksi terakhir. Data ini akan tetap tersimpan sampai komputer dimatikan. Jika komputer dinyalakan ulang maka data pada Office Clipboard akan terhapus.
Untuk mengambil data pada Office Clipboard silakan klik icon Clipboard agar muncul box data. Kapasitas daya tampung data akan terlihat pada indikator jumlah penyimpanan. Misalnya tertulis 6 of 24, artinya terdapat 6 data yang tersimpan dari kapasitas maksimal 24 data.
Untuk menggunakan data yang tersimpan, letakkan kursor pada sel tujuan kemudian klik data yang diinginkan pada Office Clipboard. Hasilnya, data tersebut akan langsung masuk ke dalam sel yang dipilih tanpa harus melakukan Copy ulang.
Kesimpulan
Memahami seluruh teknik Cut, Copy, Paste, dan Office Clipboard pada Microsoft Excel sangat mendukung performa pekerjaan yang berhubungan dengan pengolahan data supaya pekerjaan menjadi lebih cepat dan ringkas.
Data pada Office Clipboard bersifat sementara dan daya tampungnya terbatas sampai dengan 24 instruksi. Jika komputer dihidupkan ulang maka data tersebut akan menghilang.
Untuk eksekusi program agar lebih cepat, prioritaskan menjalankan fungsi yang bisa dikerjakan menggunakan mouse supaya pengerjaan menjadi lebih efisien.